ما هو المجيب الآلي وكيف يعمل؟
الرد الآلي عبارة عن أنظمة بريد إلكتروني آلية تمكن الشركات من إرسال رسائل بريد إلكتروني مكتوبة مسبقًا ردًا على استفسارات العملاء. إنها طريقة فعالة للشركات للرد بسرعة ودقة على استفسارات العملاء دون الحاجة إلى كتابة كل إجابة يدويًا. يمكن استخدام أجهزة الرد الآلي لمجموعة متنوعة من الأغراض ، من إرسال مواد ترويجية أو الرد على استفسارات خدمة العملاء أو تقديم رسائل مخصصة بناءً على سلوك العميل. باستخدام برنامج التشغيل الآلي الصحيح ، يمكن للمجيبين الآليين مساعدة الشركات على توفير الوقت والموارد مع تحسين خدمة العملاء.
لماذا تعد نظم الردود الالية مهمة لشركتك؟
تحتاج شركتك إلى التأكد من معالجة استفسارات العملاء وشكاويهم في الوقت المناسب. هذا هو المكان الذي تظهر فيه خدمات الرد الآلي. توفر خدمات الرد الآلي ردودًا آلية على استفسارات العملاء عبر نظام الاستجابة الصوتية التفاعلية (IVR). من خلال توفير هذه الخدمة ، يمكن للشركات ضمان حصول العملاء دائمًا على استجابة سريعة لاستفساراتهم ، مما يمنحهم ضمانًا بأن مخاوفهم يتم التعامل معها بشكل صحيح.
أ) التواصل الدائم
فمن أهم مميزات تلك الخدمة هي تحقيق تواصل دائم ومستمر مع العملاء دون انقطاع حتى في أوقات خارج العمل أو مواعيد العطلات. ويمكن تقسيم تلك الرسائل حسب مواعيد العمل المختلفة بالإضافة لتسجيل رسالة خاصة بكل فترة من فترات العمل. حيث تضمن تلك الخدمة للشركات إذا اتصل أحد عملائها في أي وقت سيجد ردود تلقائية مسجلة بكافة المعلومات والبيانات التي يرغب في الاستفسار عنها. بل ويمكنه الوصول لكافة تفاصيل حسابه ومعلوماته من خلال ربط خدمة رسائل الجوال المسجلة بنظام CRM والذي يشمل كافة بيانات العملاء وكل تعاملاتهم السابقة مع الشركة.
ب) تقليل وقت الانتظار
فمن خلال تلك العملية البسيطة سيتمكن العملاء من معرفة كل ما يريدونه بدون الانتظار حتى يفرغ أحد ممثلي خدمة العملاء للرد عليهم! بل يمكنهم الوصول لمعلومات حساباتهم بنقرات على الأرقام وفقاً لتسلسل الرسائل الصوتية المسجلة، فإمكانية تسجيل عدد لا نهائي من الرسائل الصوتية التفاعلية
جـ) تحويل المكالمات
حيث يمكن توجيه مكالمة العميل مباشرة إلى القسم المختص بدون الحاجة للمرور على الأقسام الأخرى. كمثال لذلك “لقسم الشكاوى اضغط رقم 1 ولقسم المبيعات اضغط رقم 2”. مما يقلل الجهد والضغط على فريق خدمة العملاء مع حسن تقسيم المكالمات وتوزيعها على قسم إدارة العملاء بالشركة ولا ننسى أن ذلك يساعد أيضاً على تحسين تجربة العميل.
د) توفير الوقت والتكاليف
ففي النهاية ما الهدف الذي تهدف إليه خدمة الرد الآلي للشركات؟ أجل إنه توفير الوقت والتكاليف على الطرفين سواء كان العميل المتصل والذي قد يضيع وقته وتكلفة المكالمة في انتظار فريق خدمة العملاء للرد على استفساراته. أو سواء كان الفريق نفسه عن طريق تقليل ضغط المكالمات.
هـ) رضا العملاء
فتلك الخدمة تعمل على كسب رضا عملائك وتطوير أعمالك وشركتك. فهي تساعدك في استقبال أكبر عدد من المكالمات. ولا يمكن ترك أي مكالمة دون الرد عليها أو انقطاع الاتصال مع عميلك. كما يمكن تحديد طرق وأساليب الرد على العملاء وبالتالي تحسين مستوى خدمة العملاء.
للمزيد من المعلومات حول تحقيق الاستفادة القصوى من نظم الرد الالي لا تترد بالاتصال بنا
96522215111+
info@sourcemediakw.com
Follow us on Instagram
Follow us on Twitter
للمزيد من المعلومات حول نظم الاتصالات الموحدة وتقنيات الاتصال للشركات تابع المقال التالي:
https://sourcemediakw.com/index.php/2023/04/03/unified-communications-for-companies
